□ Сервис > Параметры. Эта команда предназначена для перехода в режим настройки дополнительных параметров работы программы. В частности, здесь устанавливается рабочая дата, настраиваются параметры текстового редактора, и др.
Следующий этап подготовки к работе – это ввод исходных данных в справочники, каталоги и классификаторы. В них хранится вся информация, которая необходима для дальнейшей работы. В частности, сведения о контрагентах, с которыми сотрудничает предприятие, хранятся в справочнике контрагентов, ассортимент учитываемых на складе товарно-материальных ценностей (сырья, материалов, готовой продукции, полуфабрикатов и т.п.) формируется в справочнике номенклатуры, данные о складах хранятся в справочнике складов, и т.д. Например, при формировании документа на отпуск товарно-материальных ценностей вам понадобятся сведения как минимум из четырех справочников: номенклатуры, организаций, складов и контрагентов. Вводить и редактировать данные в справочниках можно и в процессе работы (например, из режима редактирования документа вы всегда можете перейти в режим редактирования справочника и добавить в него необходимые данные), но намного удобнее ввести в справочники необходимый минимум сведений заранее, чтобы впоследствии не отвлекаться и не тратить на это дополнительное время.
СОВЕТ
Перед тем как начать работу, заполните хотя бы следующие справочники: организаций, контрагентов, валют, номенклатуры, складов (мест хранения) и физических лиц. Именно эти справочники являются наиболее востребованными в большинстве случаев. Что касается остальных справочников, их можно будет заполнять по мере необходимости.
Следующий этап – это ввод начальных остатков. Этого не нужно делать только в том случае, если учет ведется «с нуля» (то есть начало эксплуатации программы совпадает с началом деятельности предприятия). Для перехода в режим ввода начальных остатков предназначена команда главного меню Предприятие > Ввод начальных остатков (также можно воспользоваться ссылкой Ввод начальных остатков, которая находится в панели функций на вкладке Предприятие).
После того как выполнена настройка программы, заполнены ее справочники и классификаторы, а также введены начальные остатки, можно приступать к ее полноценной эксплуатации. Поскольку все бухгалтерские записи должны создаваться исключительно на основании соответствующих первичных документов, то следующим этапом работы будет ввод документации.
ПРИМЕЧАНИЕ
Первичный учетный документ – это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции и составленный уполномоченными представителями заинтересованных сторон в момент совершения этой операции, а если это не представляется возможным – то сразу после ее окончания. Исходя из этой формулировки, можно сделать вывод, что, например, товарно-транспортная накладная является первичным учетным документом, а доверенность – нет. Типовые формы первичных документов утверждаются законодательно соответствующими государственными органами и обязательны к применению всеми субъектами хозяйствования, осуществляющими свою деятельность на территории Российской Федерации. Типовые формы распространяются в виде бланков, которые могут быть созданы как на бумажном, так и на электронном носителе информации.
Чтобы ввести документ, выберите соответствующую команду в главном меню программы или ссылку – в панели функций. Например, факт поступления ценностей на склад оформляется документом Поступление товаров и услуг, и чтобы ввести в программу этот документ, выполните команду главного меню Покупка > Поступление товаров и услуг. А вообще для оформления документов по учету движения товарно-материальных ценностей используйте соответствующие команды меню Покупка, Продажа, Производство и Склад. Более подробно порядок ведения документации складского учета рассматривается ниже, в соответствующих главах книги.
Следующий этап работы – это формирование бухгалтерских проводок: ведь любой документ считается проведенным по учету только после того, как по нему сформирована соответствующая проводка (или несколько проводок). В большинстве случаев параметры формирования проводки определяются в самом документе, где в соответствующих полях указывается требуемая корреспонденция счетов.
Однако в некоторых случаях приходится формировать проводки и вручную (например, для проведения бухгалтерских справок, а также в иных случаях), и это можно сделать в журнале хозяйственных операций, для открытия которого предназначена команда главного меню Операции > Журнал операций (также можно воспользоваться ссылкой Журнал операций, которая находится в панели функций на вкладке Предприятие). Чтобы просмотреть все сформированные вручную проводки, выполните команду главного меню Операции > Операции, введенные вручную (в данном режиме также можно формировать проводки вручную).
Кроме этого, существуют бухгалтерские проводки, формирование которых предусмотрено самой технологией бухгалтерского учета (то есть они не требуют непосредственного подтверждения первичными документами). К ним относятся проводки, формируемые при закрытии месяца (списание затрат, начисление амортизации, списание ценностей при истечении срока службы, и т.д.). Переход в режим настройки и формирования таких проводок осуществляется с помощью команды главного меню Операции > Регламентные операции > Закрытие месяца.
Говоря о бухгалтерских проводках, нельзя не отметить такой полезный и функциональный инструмент, как механизм типовых операций. По своей сути типовая операция – это шаблон (типовой сценарий) ввода данных о хозяйственной операции и формирования проводок бухгалтерского учета. С помощью типовых операций вы можете:
□ оперативно отражать в учете наиболее популярные и часто используемые хозяйственные операции;
□ выполнять тонкую настройку бухгалтерских проводок, используемых в типовой операции;
□ указать условия формирования бухгалтерской проводки (если условие не выполняется, то проводка сформирована не будет);
□ настроить формулу автоматического расчета суммы операции;
□ определить перечень параметров, отдельно запрашиваемых при каждом вводе типовой операции;
Помимо перечисленных, с помощью механизма типовых операций можно решать и другие задачи, возникновение которых обусловлено особенностями организации учета на конкретном предприятии.
Перечень типовых операций формируется в соответствующем справочнике, который вызывается с помощью команды главного меню Операции > Типовые операции или выбирается в окне списка справочников (рис. 2.1). Отметим, что программа поставляется с предварительно заполненным данным справочником, однако вы можете добавлять и редактировать типовые операции его по своему усмотрению.
Следующий этап работы – это формирование и вывод на печать отчетности, полученной на основании введенных ранее данных. В программе «1С Бухгалтерия 8» реализованы широкие функциональные возможности по настройке и формированию самой разной отчетности по складским операциям. Для работы с отчетами предназначены команды меню Отчеты или соответствующие ссылки панели функций.
Таковы основные этапы работы с программой «1С Бухгалтерия 8». Однако стоит вкратце упомянуть и о сервисных функциях системы, которые предназначены для обслуживания информационной базы, экспорта и импорта данных, удаления помеченных объектов, группового проведения документов, а также для выполнения целого ряда иных операций. Доступ к ним осуществляется с помощью соответствующих команд меню Сервис и Операции, причем некоторые из них доступны только в режиме полного интерфейса (о том, как переключать интерфейс, мы говорили ранее).
Глава 2. Заполнение справочников
В данной главе мы рассмотрим порядок работы с основными справочниками, без которых невозможно полноценное ведение складского учета в программе 1С Бухгалтерия 8.